Projektsetup & -mediation

Viel Aufwand wird in die fachliche und technische Planung von IT-Systemen und anderen Geschäftsprozessänderungen investiert - der eigentliche Knackpunkt und damit häufig Kostentreiber sind jedoch projektorganisatorische und zwischenmenschliche Aspekte der Zusammenarbeit. Immer mehr Kundenunternehmen gehen dazu über, das Setup größerer und geschäftskritischer Projekte an einen externen Berater zu übertrage. Von einer Position außerhalb des Projektes unterstütze ich Sie als Projektleiter oder interner Auftraggeber dabei, dass Ihr Projekt direkt in die richtigen Bahnen läuft - und dass die Menschen miteinander reden, die miteinander reden müssen, damit Ihr Vorhaben erfolgreich ist. Mittel dazu sind

  • wohl vorbereitete, extern moderierte Projekt-Kickoffs sowie
  • regelmäßige Projekt-Reviews, durch die Probleme frühzeitig im Projektverlauf auffallen und behoben werden können.
    Treten im Projekt nachhaltige und schwierig zu beseitigende Probleme mit Dienstleistern, Stakeholdern oder anderen Partnern auf, ist dies häufig auf ein ungenügendes Projekt-Setup zurück zu führen. Hier kenn eine günstige Lösung die
  • externe Projekt-Mediation sein. Das Ziel dieser Maßnahme ist, das Projekt soweit möglich wieder "on track" zu bringen, indem eingefahrene Kommunikationstrukturen der Projektbeteiligten aufgebrochen werden.

Extern moderierter Projekt-Kickoff

Vor allem für größere und geschäftskritische Projekte lohnt es sich, den Projekt-Kickoff sowie die Tätigkeiten um diesen herum extern moderieren zu lassen. Der Projektleiter oder gar der Projektsponsor sind häufig zu eingebunden in das Tagesgeschäft, um diesen wichtigen Projektmeilenstein angemssen auszugestalten. Desweiteren kann der externe Moderator den Vorteil haben, als "neutraler Dritter" aufzutreten - und gerät damit nicht in Verdacht, die Interessenslage eines bestimmten Fachbereiches oder Dienstleisters einzunehmen.
Ziel des Projekt-Kickoffs sind in erster Linie klare Zieldefinitionen für das Projekt sowie eine klare und einfach kommunizierbare Projektorganisation in Form von Kommunikations-, Zeit- und Dokumentationsplänen.

Externes Projekt-Review

Je nach Kundenwunsch können Projekt-Reviews in formalerer (Audit) oder weniger formaler Form durchgeführt werden. Ziel ist stets der Abgleich des Ist-Zustandes mit den einmal definierten Plänen - und damit frühzeitiges Erkennen von Herausforderungen im Projektverlauf, die Handlungen und Entscheidungen erfordern.
Besonders günstig durchzuführen ist ein externes Projekt-Review, wenn dieses direkt im Rahmen des extern moderierten Projekt-Kickoffs regelmäßig mit eingeplant wurde, d.h. Synergien genutzt werden können, und das Review nicht erst angesetzt wird, wenn die ersten Probleme offensichtlich werden.

 

Externe Projektmediation

Besonders durch Projekte, die problematisch geworden sind - etwas deshalb, weil Ziele zwischen den Beteiligten unklar waren oder die Kosten die ursprünglichen Schätzungen deutlich übertreffen - kann es notwendig sein, über eine Abwicklung oder das Neuaufsetzen des Projektes nachzudenken. Häufig ist die Situation zu diesem Zeitpunkt schon so schwierig, dass es den Beteiligten nicht mehr ohne Unterstützung von außen gelingt, zu konstruktiven Lösungen zu kommen. Im schlimmsten Fall kann dies bedeuten, dass sich eine teure gerichtliche Auseinandersetzung zwischen Kunde und Dienstleister(n) anschließt, bei der letztlich keiner gewinnt.
Was an einem notleidenden Projekt noch zu retten ist und damit die Kosten im Zaum zu halten, kann häufig nur durch Aufbrechen der eingeschliffenen Kommunikationsstrukturen im Projekt sinnvoll geklärt werden. Die dazu notwendige neutrale Position kann nur ein "Projektfremder" - in diesem Fall: der externe Projektmediator - einnehmen.